Merancang Sebuah Organisasi

Bangsa-bangsa yang saat ini sangat berpengaruh adalah bangsa-bangsa pada masa lalu lebih dahulu menggunakan logam sebagai peralatannya dan lebih dahulu berorganisasi dalam cakupan wilayah yang lebih luas. Pergerakan kebangsaan Indonesia juga ditandai lewat lahirnya organisasi modern pertama yaitu Budi Utomo. Jadi sangat jelas bahwa organisasi adalah hal penting dalam membangun bangsa.

Ibarat mesin, struktur organisasi dapat dianalogikan sebagai struktur mesin, ibarat mahluk hidup (organism) struktur organisai mirip seperti struktur setiap organ-organ yang ada di dalam tubuh mahluh hidup tersebut. Seperti halnya dalam tubuh mahluk hidup atau mesin, rancangan setiap organ tidak hanya bicara tentang posisi (tata letak) tetapi juga menjelaskan tentang fungsi dan tugas dari setiap organ atau komponen mesin tersebut.

Mari kita lihat misalnya dalam tubuh kita sendiri bagaimana salah satu sub-sistem tubuh (mis: sub sistem pencernaan). Hubungan antara satu organ dan organ lainnya terlihat sangat sempurna. Mulai dari mulut dan gigi yang berfungsi menghancurkan makanan kemudian masuk ke lambung lewat kerongkongan sampai kepada usus dan pembuangan lewat anus. Setiap organ-organ tersebut memiliki fungsi yang lengkap dan tata letaknya pun serta hubungan kerja antar mereka sangat sempurna. Dari tubuh kita sendiri juga kita belajar bagaimana satu sub-sistem dan sub-sistem lainnya saling berhubungan. Sub-sistem pencernaan tidak berdiri sendiri tetapi juga terhubung dengan sistem peredaran darah yang juga terhubung dengan sistem energi tubuh kita. Tubuh kita sangat kompleks memerlukan banyak sekali fungsi-fungsi agar kita tetap hidup. Setiap fungsi dijalankan oleh organ-organ tubuh yang dirancang sempurna untuk menjalankan tugasnya. Setiap organ dan sub-sistem (yang terdiri dari kumpulan organ) juga saling berhubungan. Analogi yang sama tentunya dapat dijelaskan dalam sebuah sistem mesin dimana setiap komponen mesin memiliki fungsinya sendiri-sendiri dan saling berhubungan dengan komponen lainnya.

Demikian juga dengan organisasi. Rancangan organisasi akan sangat menentukan apakah organisasi tersebut dapat menjalankan fungsinya dan mencapai tujuannya. Rancangan organisasi yang bagus adalah yang dapat mendefinisikan organ-organ yang tepat dari sisi jumlah dan pembagian penentuan fungsinya masing-masing. Kelebihan organ akan membuat keseluruhan sistem tergangggu karena organ yang tidak diperlukan akan cenderung mengganggu organ lain. Tetapi kekurangan organ juga akan membuat sitem tidak bekerja karena ada fungsi yang hilang. Anda bisa bayangkan bagaimana sistem pencernaan tanpa lambung.

Dalam merancanga organ-organ dalam organisasi kita perlu mendefinisikan atribut organisasi. Atribut organisasi adalah hal-hal yang terkait dengan fungsi organisasi seperti proses kerja standar, cakupan layanan baik dari sisi kewilayahan maupun bidang kerja (sektor), dan output organisasi.

Proses kerja standar adalah software yang akan memastikan sistem bekerja untuk menjalankan fungsi. Akan sangat mudah kalau sudah ada standar prosedur kerja yang sudah terbukti dapat membuat fungsi berjalan efektif. Cakupan layanan dapat berupa kewilayahan dan juga sector. Misalnya cakupan layanan Bappeda Provinsi adalah seluruh kabupaten/kota dalam wilayah provinsi dan juga mencakup seluruh urusan pemerintahan daerah. Output organisasi adalah hasil-hasil kerja yang harus diproduksi organisasi agar fungsinya berjalan dan juga agar tujuan organisasi dapat tercapai.

Rancangan organisasi harus memastikan bahwa setiap atribut organisasi dapat dipenuhi dengan baik. Dengan demikian struktur organisai selalu mencerminkan atribut tersebut. Pertanyaan pembantunya adalah, untuk menjalankan prosedur kerja standar, dapat melayani seluruh cakupan layanan tersebut dan untuk dapat memproduksi seluruh output tersebut fungsi-fungsi apa yang diperlukan? Berapa banyak organ dan organ apa yang diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut.

Setelah organ-organ berikut fungsi dan tugasnya terdifinisikan, tantangan selanjutnya adalah mendefinisikan pegawai yang akan bertanggungjawab dalam setiap organ. Beban tugas untuk menjalankan fungsi harus diperhitungkan untuk mengetahui jumlah pegawai yang diperlukan. Kita juga harus mendefinisikan uraian tugas uraian tugas untuk setiap pegawai untuk memastikan fungsi organ dapat dijalankan. Dari uraian tugas dapat diketahui syarat jabatan yang diperlukan yang mencakup standar kompetensi dan syarat administratif.

Syarat jabatan inilah yang akan digunakan nantinya untuk pengadaan pegawai. Sedangkan standar kompetensi, selain digunakan dalam pengadaan juga bermanfaat untuk mengetahui kebutuhan pengembangan sumberdaya manusia pegawai (mis: latihan, magang, coaching, dll).