Elemen Kapasitas

Bayangkan Anda berada di ruang lobby Bank BCA, kemudian bandingkan dengan suasana di tempat pengurusan KTP di kelurahan. Apa yang Anda lihat dan rasakan? Tentu akan terasa perbedaan yang cukup kontras, bukan hanya tentang ruangan ber-AC versus ruangan panas, tetapi juga tentang kecepatan pelayanan, keramahan petugasnya, teknologi yang digunakan dll.

Mengapa begitu berbeda? Mungkin reaksi Anda pertama adalah: “Jelas dong, bank punya duit banyak, sedangkan kelurahan miskin”. Coba Anda terka, apa yang akan terjadi kalau kelurahan itu kita kasih budget yang sama besarnya dengan bank, apakah Anda yakin bahwa pelayanannya akan sebaik yang diberikan Bank BCA? Saya TIDAK YAKIN. Lihat saja data-data saat ini di Kaltim, tidak ada korelasi antara jumlah APBD suatu dareah dengan tingkat kesejahteraan masyarakat, baik dilihat dari angka kemiskinan BPS maupun Human Development Index (HDI). Artinya uang bukan hal yang paling menentukan dalam perbaikan kinerja!!.

Menurut saya yang membuat mereka berbeda adalah faktor-faktor yang mempengaruhi kapasitas internal dan eksternal mereka. Faktor-faktor itu saya sebut sebagai Elemen Kapasitas!.

Dalam pengalaman saya, ada beberapa hal yang menjadi elemen kapasitas, yaitu:

A. Sistem

1. Fungsi, Visi dan Nilai-Nilai
Apa pun yang ingin Anda wujudkan, mulailah dengan memperjelas apa yang Anda inginkan. Gambarkan satu kondisi atau situasi tentang proses, interaksi antar pihak atau dampak dari fungsi atau layanan yang Anda berikan. Yang paling penting adalah bahwa visi ini bukan merupakan visi Anda sebagai pribadi tetapi harus menjadi visi dari organisasi dan stakeholder organisasi Anda yang terkait dengan fungsi atau layanan yang ingin Anda tingkatkan kapasitasnya. Oleh karena itu sangat penting untuk mengkomunikasikan dan membangun konsensus antar pihak tentang visi fungi atau pelayanan.

2.Kerangka hukum
Kerangka hukum menjamin kepastian visi serta pelaksanaan prosedur dan dukungan keuangan.

3. Dukungan stakeholder
Dukungan stakeholder menjamin lingkungan yang kondusif di luar organisasi untuk menjalankan fungsi atau layanan tersebut.

B. Organisasi

1. Strategi, rencana kerja, anggaran dan monitoring/evaluasi
Strategi adalah pendekatan atau cara untuk mencapai visi. Ketepatan pilihan strategi akan menentukan keberhasilan kita mencapai visi termasuk seberapa besar sumberdaya yang harus disediakan serta keberlanjutan (sustainability) dampak yang akan diciptakan.

2. Prosedur kerja
Prosedur kerja menjamin setiap personil, peralatan, bahan dan dana yang terlibat dalam pelaksanaan sesuai dengan strategi yang dipilih untuk mencapai visi yang telah disepakati.

3. Struktur jabatan/organisasi
Ketepatan struktur jabatan akan menjamin prosedur kerja dapat dilaksanakan secara efisien.

4. Perlengkapan dan fasilitas kerja
Perlengkapan kerja yang memadai akan membantu personil menjalankan tugasnya secara efisien.

5. Dukungan keuangan
Dukungan keuangan menjamin setiap komponen organisasi memiliki bahan bakar untuk menjalankan tanggungjawabannya masing-masing sesuai strategi dan prosedur kerja.

6. Budaya organisasi
Budaya organisasi mempengaruhi prilaku, cara pikir, interaksi baik didalam organisasi maupun dengan stakeholder, nilai-nilai yang diyakini dan lain-lain. Hal ini akan mempengaruhi prilaku setiap personil dalam organisasi.

C. Individu/Personil

1. Kualifikasi personil
Kualifikasi personil yang sesuai dengan kebutuhan akan menjamin prosedur kerja dapat dilaksanakan secara efektif.

2. Motivasi pegawai
Sistem pemeliharaan motivasi menjamin setiap personil di organisasi memiliki moral yang kuat untuk menjalankan tanggungjawabnya dan juga untuk bersama-sama menjamin ketercapain visi sehingga mereka juga terbuka untuk menjalankan hal-hal yang melebihi tanggungjawabnya jika memang diperlukan.