Elemen Kapasitas

Bayangkan Anda berada di ruang lobby Bank BCA, kemudian bandingkan dengan suasana di tempat pengurusan KTP di kelurahan. Apa yang Anda lihat dan rasakan? Tentu akan terasa perbedaan yang cukup kontras, bukan hanya tentang ruangan ber-AC versus ruangan panas, tetapi juga tentang kecepatan pelayanan, keramahan petugasnya, teknologi yang digunakan dll.

Mengapa begitu berbeda? Mungkin reaksi Anda pertama adalah: “Jelas dong, bank punya duit banyak, sedangkan kelurahan miskin”. Coba Anda terka, apa yang akan terjadi kalau kelurahan itu kita kasih budget yang sama besarnya dengan bank, apakah Anda yakin bahwa pelayanannya akan sebaik yang diberikan Bank BCA? Saya TIDAK YAKIN. Lihat saja data-data saat ini di Kaltim, tidak ada korelasi antara jumlah APBD suatu dareah dengan tingkat kesejahteraan masyarakat, baik dilihat dari angka kemiskinan BPS maupun Human Development Index (HDI). Artinya uang bukan hal yang paling menentukan dalam perbaikan kinerja!!.

Menurut saya yang membuat mereka berbeda adalah faktor-faktor yang mempengaruhi kapasitas internal dan eksternal mereka. Faktor-faktor itu saya sebut sebagai Elemen Kapasitas!.

Dalam pengalaman saya, ada beberapa hal yang menjadi elemen kapasitas, yaitu:

A. Sistem

1. Fungsi, Visi dan Nilai-Nilai
Apa pun yang ingin Anda wujudkan, mulailah dengan memperjelas apa yang Anda inginkan. Gambarkan satu kondisi atau situasi tentang proses, interaksi antar pihak atau dampak dari fungsi atau layanan yang Anda berikan. Yang paling penting adalah bahwa visi ini bukan merupakan visi Anda sebagai pribadi tetapi harus menjadi visi dari organisasi dan stakeholder organisasi Anda yang terkait dengan fungsi atau layanan yang ingin Anda tingkatkan kapasitasnya. Oleh karena itu sangat penting untuk mengkomunikasikan dan membangun konsensus antar pihak tentang visi fungi atau pelayanan.

2.Kerangka hukum
Kerangka hukum menjamin kepastian visi serta pelaksanaan prosedur dan dukungan keuangan.

3. Dukungan stakeholder
Dukungan stakeholder menjamin lingkungan yang kondusif di luar organisasi untuk menjalankan fungsi atau layanan tersebut.

B. Organisasi

1. Strategi, rencana kerja, anggaran dan monitoring/evaluasi
Strategi adalah pendekatan atau cara untuk mencapai visi. Ketepatan pilihan strategi akan menentukan keberhasilan kita mencapai visi termasuk seberapa besar sumberdaya yang harus disediakan serta keberlanjutan (sustainability) dampak yang akan diciptakan.

2. Prosedur kerja
Prosedur kerja menjamin setiap personil, peralatan, bahan dan dana yang terlibat dalam pelaksanaan sesuai dengan strategi yang dipilih untuk mencapai visi yang telah disepakati.

3. Struktur jabatan/organisasi
Ketepatan struktur jabatan akan menjamin prosedur kerja dapat dilaksanakan secara efisien.

4. Perlengkapan dan fasilitas kerja
Perlengkapan kerja yang memadai akan membantu personil menjalankan tugasnya secara efisien.

5. Dukungan keuangan
Dukungan keuangan menjamin setiap komponen organisasi memiliki bahan bakar untuk menjalankan tanggungjawabannya masing-masing sesuai strategi dan prosedur kerja.

6. Budaya organisasi
Budaya organisasi mempengaruhi prilaku, cara pikir, interaksi baik didalam organisasi maupun dengan stakeholder, nilai-nilai yang diyakini dan lain-lain. Hal ini akan mempengaruhi prilaku setiap personil dalam organisasi.

C. Individu/Personil

1. Kualifikasi personil
Kualifikasi personil yang sesuai dengan kebutuhan akan menjamin prosedur kerja dapat dilaksanakan secara efektif.

2. Motivasi pegawai
Sistem pemeliharaan motivasi menjamin setiap personil di organisasi memiliki moral yang kuat untuk menjalankan tanggungjawabnya dan juga untuk bersama-sama menjamin ketercapain visi sehingga mereka juga terbuka untuk menjalankan hal-hal yang melebihi tanggungjawabnya jika memang diperlukan.

Merancang Sebuah Organisasi

Bangsa-bangsa yang saat ini sangat berpengaruh adalah bangsa-bangsa pada masa lalu lebih dahulu menggunakan logam sebagai peralatannya dan lebih dahulu berorganisasi dalam cakupan wilayah yang lebih luas. Pergerakan kebangsaan Indonesia juga ditandai lewat lahirnya organisasi modern pertama yaitu Budi Utomo. Jadi sangat jelas bahwa organisasi adalah hal penting dalam membangun bangsa.

Ibarat mesin, struktur organisasi dapat dianalogikan sebagai struktur mesin, ibarat mahluk hidup (organism) struktur organisai mirip seperti struktur setiap organ-organ yang ada di dalam tubuh mahluh hidup tersebut. Seperti halnya dalam tubuh mahluk hidup atau mesin, rancangan setiap organ tidak hanya bicara tentang posisi (tata letak) tetapi juga menjelaskan tentang fungsi dan tugas dari setiap organ atau komponen mesin tersebut.

Mari kita lihat misalnya dalam tubuh kita sendiri bagaimana salah satu sub-sistem tubuh (mis: sub sistem pencernaan). Hubungan antara satu organ dan organ lainnya terlihat sangat sempurna. Mulai dari mulut dan gigi yang berfungsi menghancurkan makanan kemudian masuk ke lambung lewat kerongkongan sampai kepada usus dan pembuangan lewat anus. Setiap organ-organ tersebut memiliki fungsi yang lengkap dan tata letaknya pun serta hubungan kerja antar mereka sangat sempurna. Dari tubuh kita sendiri juga kita belajar bagaimana satu sub-sistem dan sub-sistem lainnya saling berhubungan. Sub-sistem pencernaan tidak berdiri sendiri tetapi juga terhubung dengan sistem peredaran darah yang juga terhubung dengan sistem energi tubuh kita. Tubuh kita sangat kompleks memerlukan banyak sekali fungsi-fungsi agar kita tetap hidup. Setiap fungsi dijalankan oleh organ-organ tubuh yang dirancang sempurna untuk menjalankan tugasnya. Setiap organ dan sub-sistem (yang terdiri dari kumpulan organ) juga saling berhubungan. Analogi yang sama tentunya dapat dijelaskan dalam sebuah sistem mesin dimana setiap komponen mesin memiliki fungsinya sendiri-sendiri dan saling berhubungan dengan komponen lainnya.

Demikian juga dengan organisasi. Rancangan organisasi akan sangat menentukan apakah organisasi tersebut dapat menjalankan fungsinya dan mencapai tujuannya. Rancangan organisasi yang bagus adalah yang dapat mendefinisikan organ-organ yang tepat dari sisi jumlah dan pembagian penentuan fungsinya masing-masing. Kelebihan organ akan membuat keseluruhan sistem tergangggu karena organ yang tidak diperlukan akan cenderung mengganggu organ lain. Tetapi kekurangan organ juga akan membuat sitem tidak bekerja karena ada fungsi yang hilang. Anda bisa bayangkan bagaimana sistem pencernaan tanpa lambung.

Dalam merancanga organ-organ dalam organisasi kita perlu mendefinisikan atribut organisasi. Atribut organisasi adalah hal-hal yang terkait dengan fungsi organisasi seperti proses kerja standar, cakupan layanan baik dari sisi kewilayahan maupun bidang kerja (sektor), dan output organisasi.

Proses kerja standar adalah software yang akan memastikan sistem bekerja untuk menjalankan fungsi. Akan sangat mudah kalau sudah ada standar prosedur kerja yang sudah terbukti dapat membuat fungsi berjalan efektif. Cakupan layanan dapat berupa kewilayahan dan juga sector. Misalnya cakupan layanan Bappeda Provinsi adalah seluruh kabupaten/kota dalam wilayah provinsi dan juga mencakup seluruh urusan pemerintahan daerah. Output organisasi adalah hasil-hasil kerja yang harus diproduksi organisasi agar fungsinya berjalan dan juga agar tujuan organisasi dapat tercapai.

Rancangan organisasi harus memastikan bahwa setiap atribut organisasi dapat dipenuhi dengan baik. Dengan demikian struktur organisai selalu mencerminkan atribut tersebut. Pertanyaan pembantunya adalah, untuk menjalankan prosedur kerja standar, dapat melayani seluruh cakupan layanan tersebut dan untuk dapat memproduksi seluruh output tersebut fungsi-fungsi apa yang diperlukan? Berapa banyak organ dan organ apa yang diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut.

Setelah organ-organ berikut fungsi dan tugasnya terdifinisikan, tantangan selanjutnya adalah mendefinisikan pegawai yang akan bertanggungjawab dalam setiap organ. Beban tugas untuk menjalankan fungsi harus diperhitungkan untuk mengetahui jumlah pegawai yang diperlukan. Kita juga harus mendefinisikan uraian tugas uraian tugas untuk setiap pegawai untuk memastikan fungsi organ dapat dijalankan. Dari uraian tugas dapat diketahui syarat jabatan yang diperlukan yang mencakup standar kompetensi dan syarat administratif.

Syarat jabatan inilah yang akan digunakan nantinya untuk pengadaan pegawai. Sedangkan standar kompetensi, selain digunakan dalam pengadaan juga bermanfaat untuk mengetahui kebutuhan pengembangan sumberdaya manusia pegawai (mis: latihan, magang, coaching, dll).